Tra cứu hóa đơn điện tử là bước vô cùng quan trọng và có ý nghĩa quyết định trong việc sử dụng hóa đơn hợp pháp tại các doanh nghiệp. Chỉ có hóa đơn hợp pháp thì doanh nghiệp mới có thể dùng để kê khai, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và các nghĩa vụ khác liên quan đến hóa đơn. Vậy khi thực hiện việc tra cứu hóa đơn thì có những trường hợp nào có thể xảy ra?
Khi thực hiện việc tra cứu sẽ có 03 trường hợp trả kết quả tra cứu hóa đơn như sau:
Trường hợp 1. Hóa đơn có giá trị pháp lý được sử dụng để kê khai nộp thuế.
Nếu kết quả trả về thuộc một trong các trường hợp sau:
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
Nếu kết quả trả về thuộc một trong các trường hợp sau tức là hóa đơn mà doanh nghiệp nhận hoàn toàn có giá trị pháp lý và được dùng để kê khai nộp thuế, thực hiện các nghĩa vụ về hóa đơn.
Trường hợp 2. Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ, không được sử dụng để kê khai nộp thuế.
Là hóa đơn có kết quả trả cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
Trạng thái hóa đơn : Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx
Hóa đơn của người mua thuộc một trong các trạng thái của trường họp 2 là do người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn cũ. Theo quy định hiện hành, trước khi người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn thì cần phải có biên bản thỏa thuận với người mua. Nếu người mua không được người bán thông báo trước, người mua có quyền yêu cầu người bán giải thích và cung cấp thông tin.
Khi nhận được kết quả này thì hóa đơn đó cũng không thể dùng để kê khai nộp thuế được, do đó, các doanh nghiệp cần phải lưu ý.
Trường hợp 3: Hóa đơn không tồn tại.
Nếu trong trường hợp hóa đơn mà doanh nghiệp nhận không tồn tại thì màn hình sẽ trả kết quả “hóa đơn không tồn tại”. Đối với hóa đơn này sẽ không có giá trị pháp lý và không thể dùng để thực hiện kê khai thuế được.
Có thể thấy, chỉ có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ mới có thể dùng để kê khai hóa đơn. Chính vì vậy, khâu thực hiện tra cứu hóa đơn là khâu vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sử dụng hóa đơn trong các doanh nghiệp.
Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã
Cách khắc phục khi kê khai sai chỉ tiêu 22 trên tờ khai thuế GTGT
Vậy nếu trong trường hợp doanh nghiệp nhận được hóa đơn mà khi tra cứu trả về kết quả là trường hợp 2 và trường hợp 3 thì cần phải làm thế nào? Doanh nghiệp cần phải liên lạc ngay với bên bán hàng để có thể kiểm tra lại hóa đơn, đồng thời yêu cầu bên bán phải xuất hóa đơn hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, tránh tình trạng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được các trường hợp kết quả tra cứu hóa đơn trả về. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp các doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa được hóa đơn giả, hóa đơn khống; giúp các doanh nghiệp tránh được việc sử dụng hóa đơn trái phép.
Các bài viết liên quan:
