Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi bởi đây là hình thức hóa đơn mới được đưa vào triển khai. Đối với các trường hợp đó, kế toán sẽ phải hủy hóa đơn điện tử sai sót và lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Xuất phát từ nghiệp vụ này, nhiều kế toán thắc mắc là các hóa đơn điện tử đã hủy đó có bắt buộc phải lưu trữ không? Quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã bị hủy là như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ những vấn đề mà kế toán đang thắc mắc.
1. Trường hợp buộc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Các trường hợp hủy hóa đơn đã lập bao gồm:
Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa
Trong trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế phát hiện sai sót thì căn cứ vào Khoản 2, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC để xử lý như sau:
– Nếu phát hiện sai sót trong trường hợp này phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
– Lý do thu hồi hóa đơn phải được thể hiện trên biên bản thu hồi hóa đơn. Kế toán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua và đã giao hàng hóa
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua và đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì căn cứ vào Căn cứ vào Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC để xử lý
– Bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
– Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Dựa vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh kế toán không ghi số âm (-).
2. Hóa đơn điện tử đã hủy có cần phải lưu trữ không?
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử bị hủy có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
03 trường hợp trả kết quả tra cứu hóa đơn điện tử
Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã
Như vậy trong trường hợp hóa đơn điện tử đã bị hủy thì doanh nghiệp phải lưu trữ lại để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời hạn là 10 năm tương tự như hóa đơn giấy. Thông thường, các phần mềm hóa đơn điện tử cũng sẽ tự động lưu trữ lại những hóa đơn đã hủy này.
Điều mà doanh nghiệp cần lưu ý là phải sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và chuyên nghiệp để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy đến, nhất là những rủi ro liên quan đến lỗi mất hóa đơn.
Các bài viết liên quan:
